grijze mappen2

Weg met die dikke grijze mappen

‘Wat is er eigenlijk mis met het papieren personeelsdossier?’ Die vraag stelde onlangs een van onze opdrachtgevers toen we spraken over een digitaal HR-systeem. Een legitieme vraag, want inderdaad: het heeft honderden jaren prima gewerkt. Contracten, verslagen, brieven, formulieren, declaraties... Tientallen documenten per werknemer in een stevige grijze map. En al die mappen in dossierkasten. Hoe langer een werknemer in dienst is, hoe dikker de map. Of hoe langer hij in dienst is gewéést, want ook na afloop van de dienstbetrekking moeten de mappen nog een jaar of 5 (en soms nog veel langer) in de kast blijven. Het kan nog steeds en het mag nog steeds, maar echt toekomstbestendig is het papieren dossier niet.

Slim systeem

Toch begrijp ik de twijfel van mijn klant volledig. En hij is niet de enige werkgever met lichte weerzin tegen digitale dossiers. Zeker voor (middel)grote bedrijven is de overstap naar een digitaal HRsysteem een langdurig en ingrijpend proces, dat ook nog eens heel nauwkeurig moet worden uitgevoerd. Er zijn wettelijke eisen om rekening mee te houden. De privacy van werknemers mag niet in het geding komen. Je hebt een slim systeem nodig om alles ook weer snel terug te kunnen vinden. En je moet kritisch zijn: niet alles uit die dikke papieren map hoeft bewaard te blijven.

Papieren rompslomp

Het goede nieuws is: de voordelen van gedigitaliseerde personeelsdossiers zijn groot. Ruimtewinst, natuurlijk. Maar ook de grotere veiligheid en betrouwbaarheid van gegevens, de verbeterde beschikbaarheid van de dossiers, de mogelijkheid HR-processen als ziekmelding en verlofaanvragen te automatiseren, en bewaartermijnen toe te kennen aan documenten. Véél minder papieren rompslomp; zo vatte ik het samen voor mijn sceptische klant. Meer tijd om te besteden aan het duurzaam inzetbaar houden van huidige medewerkers en het vinden en aannemen van de beste kandidaten. Zijn gezicht klaarde al wat op. Zo had hij het nog niet bekeken. Na afloop stuurde ik hem een verslagje van ons gesprek en een factsheet over wat PSN voor hem kan betekenen op dit gebied. Digitaal, dat spreek vanzelf.

Renout Martens HR Consultant – Managing Partner PSN